AVISO DE PROTECCIÓN Y USO DE DATOS PERSONALES PARA TITULARES POR PARTE DE Santillana S.A. y Sistemas-Educativos de Enseñanza S.A.S.

Conforme lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, informamos lo siguiente:

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento de mis datos personales? Según la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, Santillana S.A. y Sistemas-Educativos de Enseñanza S.A.S. (en adelante Santillana) es la empresa responsable de recopilar, usar, tratar y cuidar la información personal mientras usted utiliza nuestras soluciones en la iniciativa ¨Soporte Ecuador IA¨.

    

Adicionalmente informamos lo siguiente: • Denominación social: SANTILLANA S.A. / SISTEMAS-EDUCATIVOS DE ENSEÑANZA S.A.S. • Dirección: Centro Corporativo Ekopark (Vía a Nayón y De Los Granados, Torre 5, piso 5)

2. Delegado de Protección de Datos Personales. • Nombre: Christian Fabian Espinosa Velarde • Correo Electrónico: datosec@santillana.com • Dirección: Centro Corporativo Ekopark (Vía a Nayón y De Los Granados, Torre 5, piso 5)

3. Definiciones Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente. Datos personales de características especiales: Se considerarán categorías especiales de datos personales, los siguientes: a) Datos sensibles; b) Datos de niñas, niños y adolescentes: c) Datos de salud; y, d) Datos de personas con discapacidad y de sus sustitutos, relativos a la discapacidad. Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales. Niñas, niños o menores de edad: personas menores a 12 años conforme al Código Orgánico de la Niñez y adolescencia. También denominados menores de edad. Solicitante: padre, madre, apoderado u cualquier otra persona que tiene la capacidad legal de representar a un menor de edad o a un adolescente dentro de las plataformas de Santillana. Base de datos o fichero: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica. Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Responsable de tratamiento de datos personales: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales. Encargado del tratamiento de datos personales: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales. Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con datos personales. Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos. Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.

    

4. ¿A quiénes aplica este aviso de privacidad? Este aviso de privacidad aplica a los usuarios de la iniciativa ¨Soporte Ecuador IA¨.

5. ¿Cómo obtenemos los datos personales? Los datos que Santillana tratará incluyen aquellos facilitados por el usuario a través de la respuesta a un correo electrónico corporativo enviado a través del asistente de IA de Santillana.

6. ¿Qué tipos de datos personales son tratados? 6.1. De los estudiantes Datos Personales no sensibles: • Datos identificativos (por ejemplo, nombres, apellidos, credenciales de acceso a plataforma educativa como su usuario y contraseña); • Datos académicos (por ejemplo, nivel, grado/paralelo, nombre de la institución educativa a la que pertenece); • Datos de contacto (por ejemplo, provincia, cantón o ciudad). En ocasiones los datos personales utilizados pueden involucrar a niñas/niños menores de edad. Cumplimos con informar cuales son estos datos personales y sus finalidades conforme a la sección 8 de la presente política. Si bien los datos personales de niños y niñas son considerados datos de características especiales informamos que no solicitamos ni utilizamos datos sensibles para esta categoría de titulares.

6.2. Del docente Datos Personales no sensibles: • Datos identificativos (por ejemplo, nombres, apellidos, credenciales de acceso a plataforma educativa como su usuario y contraseña). No se utilizan datos personales sensibles para esta categoría de titulares.

6.3. Del solicitante (padre, madre o representante legal que escribe al soporte) Datos Personales no sensibles: • Datos identificativos (por ejemplo, nombres, apellidos, número de cédula, credenciales de acceso a plataforma educativa como su usuario y contraseña); • Datos de contacto (por ejemplo, correo electrónico); • Datos de características personales (por ejemplo, relación o parentesco con representado). No se utilizan datos personales sensibles para esta categoría de titulares.

7. Información general sobre el uso de datos personales. Es responsabilidad exclusiva del titular que los datos personales proporcionados a Santillana sean completos, correctos y actualizados, y en caso de proporcionar información de terceros, será responsabilidad exclusiva de los titulares previamente informar sobre las condiciones del tratamiento de los datos personales del tercero y que se obtuvo el consentimiento de estos para compartir los mismos especialmente si se trata de datos sensibles.

    

El usuario puede entregar datos personales suyos o de su representado cuando actúe en su calidad de representante legal. Al proporcionar datos personales de terceros, usted declara y garantiza que dichos datos son exactos, veraces y se encuentran actualizados a la fecha de su entrega. La exactitud y vigencia de esta información es responsabilidad exclusiva de quien la proporciona.

En caso de que los datos suministrados sean incorrectos, incompletos u obsoletos, Santillana no podrá garantizar resultados fiables ni cumplir adecuadamente con la finalidad para la cual fue solicitada la información, quedando exenta de responsabilidad por cualquier inconsistencia, error o perjuicio derivado del uso de datos inexactos o desactualizados.

8. Protección de datos personales de categorías especiales. La normativa sobre tratamiento de datos clasifica como “categorías especiales” ciertos datos sensibles, los cuales describimos dentro del apartado 4 del presente aviso. Santillana no recopilará ni utilizará este tipo de datos, a menos que lo necesitemos y exista una excepción de la normativa. Adicionalmente, la obtención y el tratamiento de estos datos personales se realizará conforme a los requisitos establecidos en la normativa vigente, para lo cual el titular podrá consentir explícitamente para el tratamiento de los datos personales.

9. ¿Cómo se utilizan los datos personales? Se utilizan los datos personales para las siguientes finalidades:

• Finalidad: Recuperación de credenciales cuando sea solicitado y asignación de incidencias. Base de legitimación: Cumplimiento de obligación contractual a solicitud del solicitante.

• Finalidad: Asignación de incidencias y gestión de la misma. Base de legitimación: Cumplimiento de obligación contractual a solicitud del solicitante.

• Finalidad: Los datos personales servirán como parámetro de búsqueda de información dentro de las bases de datos para validar la identidad y parentesco de los solicitantes con los estudiantes. Para esto utilizaremos herramientas de inteligencia artificial. Base de legitimación: Cumplimiento de obligación contractual a solicitud del solicitante. Consentimiento por el uso de datos de menores de edad.

De conformidad con la Resolución No. SPDP-SPD-2026-0005-R emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), le informamos que todas nuestras actividades de tratamiento son identificadas como de gran escala CONSIDERANDO QUE SE TRATAN DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Para garantizar la protección efectiva de sus datos, aplicamos de manera estricta medidas técnicas, organizativas y legales reforzadas. Los detalles sobre las categorías de datos, finalidades, titulares afectados y derechos de protección de datos se encuentran en las secciones posteriores de este aviso de protección de datos personales.

10. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos personales? Santillana considera distintos plazos de conservación según el tipo de tratamiento de datos personales que se refiera y la norma que lo regule. Los datos personales tratados se conservarán mientras sean necesarios para la oferta o prestación de nuestros servicios, para satisfacer alguna de las finalidades de tratamiento indicadas en este documento, así como para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o mientras el Potencial titular y/o Titular no retire su consentimiento, cuando este último ocurra, los datos serán eliminados, lo que implica su bloqueo, a menos que exista una obligación legal de conservación.

     

Los datos recabados para la gestión de la relación entre las partes serán conservados por 10 meses en relación con los ciclos educativos para la región Costa y Sierra en Ecuador. Transcurridos dichos plazos, cesará el tratamiento y se procederá conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

11. Información sobre el uso de herramientas de inteligencia artificial Para agilizar el proceso de vinculación entre tu cuenta y la de tu hijo/a, utilizamos un sistema de inteligencia artificial (IA) que te ayuda a validar tu identidad como padre, madre o representante.

¿Para qué usamos la IA? Cuando vinculas tu cuenta con la de tu hijo/a, la IA verifica tu identidad y confirma ese vínculo. Además, la IA te ayuda en dos casos puntuales: cuando necesitas recuperar tu usuario o contraseña, y cuando realizas una solicitud o petición dentro de la plataforma.

¿Qué pasa con los datos de mi hijo/a? Los datos personales de tu hijo/a se utilizan únicamente durante el momento de la validación, para confirmar que existe un vínculo familiar entre ustedes. Una vez completada esa validación, la IA deja de usar esos datos.

¿La IA toma decisiones sobre nosotros? No. La IA no toma ninguna decisión que afecte tus derechos ni los de tu hijo/a. Su función es exclusivamente ayudarte a validar tu identidad y a gestionar tus solicitudes; no decide nada por sí sola ni realiza acciones que pongan el riesgo tus derechos o libertades ni tampoco las de tu representado.

¿Estoy obligado a usar la IA? No. Si prefieres no utilizar este sistema, tu solicitud será igualmente atendida mediante un proceso de verificación manual. Ten en cuenta que, por su naturaleza, este proceso alternativo puede tomar más tiempo (superior a una semana), ya que requiere revisión manual persona por persona.

12. ¿Qué terceros pueden acceder a los datos personales? Santillana únicamente compartirá con terceros los datos personales del Titular y de su representado si existe un fundamento jurídico para ello o en todos aquellos casos en que nos ha otorgado el consentimiento. Se entenderá que existe un fundamento jurídico para realizar tales comunicaciones cuando una norma jurídica obligue a la comunicación o resulte necesaria para la prestación del servicio contratado.

     

Entre los destinatarios se encontrarán los siguientes: • Entidades e instituciones de la administración pública, en razón de sus competencias legales (por ejemplo, autoridades educativas, entre otras). • Proveedores de servicios de inteligencia artificial, contratados para procesar el contenido de las comunicaciones, interpretar solicitudes y generar respuestas de forma automatizada. • Proveedores de alojamiento y administración de bases de datos, encargados del almacenamiento seguro de la información. • Proveedores de infraestructura tecnológica y servicios en la nube, que ejecutan el servicio y procesan los datos de forma temporal (en memoria) durante la atención de las solicitudes. • Proveedores de servicios de correo electrónico corporativo, utilizados para la gestión de las comunicaciones institucionales. • Asimismo, se informa que Santillana y prestadores de servicios tecnológicos relacionados a los que se transmitan los datos para llevar a cabo cada transacción, pueden estar obligados por la legislación Ecuatoriana a facilitar información sobre transacciones monetarias a las autoridades u organismos de control, en el marco de la lucha contra los delitos de lavado de activos, omisión de control de lavado de activos, terrorismo, financiación del terrorismo, delincuencia organizada y otro tipo de delitos que generan recursos económicos que pueden ser objeto de lavado de activos.

Al momento de compartir los datos personales, nos aseguraremos de que exista la protección adecuada para proteger la información personal de acuerdo con las leyes de protección de datos personales.

Toda transferencia de los datos personales fuera del Ecuador se realizará conforme a la normativa vigente y a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos.

13. Transferencias Internacionales En el desarrollo de nuestras actividades, ciertos procesos requieren comunicar datos personales a terceros ubicados fuera del territorio ecuatoriano. Las transferencias internacionales de datos personales se sujetan estrictamente a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su reglamento y la Norma General de Transferencia emitida por la SPDP.

Santillana realiza las siguientes transferencias internacionales en el marco del servicio de Soporte IA: • Para el procesamiento del contenido de las comunicaciones, la interpretación de solicitudes y la generación automatizada de respuestas, los datos personales son comunicados a Google LLC (Gemini API), ubicado en Estados Unidos. • Para el almacenamiento y la administración de la base de datos personales, los datos son comunicados a MongoDB Inc. (MongoDB Atlas), ubicado en Estados Unidos. • Para la ejecución del servicio y el procesamiento temporal (en memoria) de los datos durante la atención de las solicitudes, los datos son comunicados a Amazon Web Services, Inc. (AWS), ubicado en Estados Unidos. • Para la gestión de las comunicaciones institucionales, los datos son comunicados a Microsoft Corporation, ubicado en Estados Unidos.

Toda transferencia internacional se realiza conforme a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

14. ¿Qué derechos se pueden ejercer sobre los datos personales? El TITULAR podrá ejercer los siguientes derechos en relación con el tratamiento de los datos personales: • El derecho de acceso a los datos contenidos en los ficheros/bancos/bases de datos de Santillana. • El derecho de información: El titular tiene derecho a ser informado sobre los fines del tratamiento de sus datos personales, el tipo de datos tratados, el tiempo de conservación, el origen de los datos cuando no provienen directamente de él, las transferencias o comunicaciones nacionales e internacionales, así como los datos de contacto del responsable y del delegado de protección de datos. También debe conocer las consecuencias de proporcionar o no su información, los efectos de entregar datos incorrectos, la posibilidad de revocar su consentimiento, los medios para ejercer los derechos (acceso, rectificación, eliminación, oposición, limitación, portabilidad y decisiones automatizadas) y los mecanismos para presentar reclamos ante el responsable o la Autoridad de Protección de Datos. • El derecho de rectificación y actualización de aquellos datos que puedan ser incorrectos o incompletos. • El derecho de eliminación, en los casos previstos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. • El derecho de oposición que le permite solicitar que se cese en todos o algunos de los tratamientos, como el envío de comunicaciones comerciales, que se llevan a cabo con los datos personales. • El derecho de suspensión del tratamiento de datos, durante un período de tiempo limitado y en los casos que establece la normativa vigente. • El derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas, en la forma establecida en la ley. • El derecho a la portabilidad, que permitirá solicitar que remitamos los datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características, bien directamente al Titular o a otra entidad, en su nombre, conforme a los requerimientos establecidos en la normativa vigente.

     

Asimismo, se podrá solicitar la revocación del consentimiento otorgado para el tratamiento de los datos personales.

Para ejercer los indicados derechos o plantear cualquier cuestión relativa al tratamiento de los datos personales, el Titular debe dirigirse al Delegado de Protección de Datos Personales enviando un correo electrónico a datosec@santillana.com acreditando la identidad.

Asimismo, se podrá presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos a través de los medios que esta haya habilitado para el efecto.

15. ¿Cómo protegen los datos personales? SANTILLANA utiliza medidas de seguridad técnicas, organizativas, administrativas y jurídicas para proteger la seguridad, así como la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos personales. Estas medidas han sido implementadas para proteger la Información Personal contra el acceso, revelación, uso y modificación no autorizada; son revisadas periódicamente.

     

Si bien implementamos mecanismos de seguridad, no es posible garantizar de forma absoluta la protección de la información compartida. En consecuencia, no aseguramos que las comunicaciones hacia o desde nuestros sitios web, aplicaciones o plataformas digitales sean totalmente seguras, ni que los datos enviados o guardados en dichos sistemas estén exentos de riesgos como pérdida, utilización indebida o acceso no autorizado por terceros.

16. ¿Quién controla o supervisa su cumplimiento? El titular podrá presentar una reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos a través de la página web de la Superintendencia de Protección de Datos Personales dentro del formulario de denuncias que esta habilitó para el efecto: https://spdp.gob.ec/emergente_denuncias/

17. Modificación del Aviso de Protección de Datos Personales Santillana se reserva el derecho a modificar su Aviso de Protección de Datos Personales, de acuerdo con su propio criterio, o motivado por un cambio dispuesto por la Superintendencia de Protección de Datos, reforma legislativa o disposición jurisprudencial en el supuesto que dicha actualización suponga un cambio sustancial en la misma. Cualquier modificación del Aviso de Protección de Datos Personales será publicada, previo a su efectiva aplicación. Es responsabilidad del titular consultar periódicamente nuestro aviso de privacidad.

     

Última actualización: agosto de 2026